Существует два способа расчета. Первый – использовать нормы расхода из технической документации завода-изготовителя автомобиля. Здесь все просто: для разных моделей транспорта установлены разные формулы расчета. Они включают базовый норматив по расходованию ГСМ, измеряемый в литрах на 100 км, и корректировочный коэффициент от 5% до 50%, который предприятие устанавливает самостоятельно в зависимости от условий эксплуатации, например, в зимний период, в горной местности, на дорогах сложного плана и опасных участках. Также по отношению к собственным нормам предприятие может применять коэффициенты Минтранса.
Второй способ - создать комиссию и провести замеры по согласованной процедуре испытаний. Для этого в пустой бак ТС заливают определенное количество топлива и отслеживают, когда транспортное средство полностью израсходует его. Затем по показателям спидометра определяют пробег и делят количество литров на количество пройденных километров. Полученная цифра показывает, сколько литров требуется для 1 километра. Этот показатель фиксируют в локальном акте (приказе или регламенте) с подписями участников комиссии.
Поскольку расход топлива зависит от условий эксплуатации, лучше произвести контрольные замеры для разных условий: для груженого и порожнего автомобиля, для летних и зимних поездок, для простоя со включенным двигателем и т.д. Полученные нормы оформляются в виде отдельного приказа и используются для списания ГСМ. При этом эти акты можно менять, например, если в автопарке появились новые ТС или если возникли сомнения в показаниях.
Более упрощенный вариант второго способа – утвердить базовую норму и корректировочные коэффициенты для различных условий эксплуатации. Для корректного расчета расхода, в том числе учитывающего повышение расхода топлива, связанного с постепенным износом механизмов, в политике предприятия необходимо прописать, что новый контрольный замер или изменение нормы расхода должны проводиться каждые 50 тысяч или 100 тысяч км пробега автомобиля.
Для расчета расхода топлива вместе с одним из способов замера «по старинке» можно использовать систему мониторинга транспорта. Письмо Минфина от 16.06.2011№ 03-03-06/1/354 подтверждает, что распечатку с данными о маршруте можно использовать вместе с путевыми листами для подтверждения расходов на топливо. Естественно, транспорт должен быть оснащен спутниковыми терминалами и датчиками уровня топлива.