Россия,
Тамбовская область,
Тамбов,
ул. Урожайная, 2Л
8-800-4444-002
sales@tn-group.net
СПИСЫВАЕМ ТОПЛИВО ПРАВИЛЬНО
При использовании системы мониторинга транспорта предприятие экономит до 30% топлива. А правильное нормирование
топлива поможет заранее избежать перерасхода на 15-20%.
Но как вести учет и списание топлива, если нормы расхода выше, и как верно документально подтвердить расходы на
приобретение топлива для исчисления налога на прибыль?
Мы расскажем о том, какие способы списания существуют и как с помощью системы GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта
сделать учет топлива точным, удобным и прозрачным.
Что стоит знать о списании ГСМ
Несмотря на то что в Налоговом кодексе РФ не закреплено нормирование списания ГСМ, налоговики имеют право
потребовать обоснование топливных затрат. Списание топлива в расходы осуществляется согласно распоряжению Минтранса
от 14.03.2008 №АМ-23-р или распоряжению от 20.09.2018 № ИА-159-р на основании оправдательных документов, самый
распространенный из которых - акт о списании ГСМ.
Для документального подтверждения к такому акту прикладывают путевые листы, фиксирующие пробег автомобиля в рамках
рабочей смены или служебного задания и объем израсходованного при этом топлива по нормативным или фактическим
показателям. В дополнение к путевому листу можно использовать и другую информацию - данные тахографов и системы
GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта.
Формула расчета следующая ГСМ следующая:
Фактический расход топлива = Остаток топлива при выезде автомобиля + Количество топлива, заправленного в бак
автомобиля – Остаток топлива на конец дня.
Также в распоряжении Минтранса зафиксированы поправочные коэффициенты, которые применяются предприятиями для
коррекции норм в разных условиях эксплуатации. Например, в городе с населением более 5 млн человек максимальный
повышающий коэффициент может быть 35%, а в городе с населением от 1 до 5 млн – 25%. Также Минтранс определяет
повышающий коэффициент по сроку эксплуатации и пробегу автомобиля. Если пробег ТС больше 100 тыс. км или возраст
старше 5 лет – коэффициент составляет 5%; более 150 тыс. км или возраст старше 8 лет – до 10%.
Правила расчета ГСМ на предприятии устанавливаются в зависимости от сферы деятельности. Нормы, утвержденные
Минтрансом, носят либо рекомендательный, либо обязательный характер.
Учет расходов топлива по нормам Минтранса обязателен только для автотранспортных предприятий (грузовые, пассажирские
перевозки и т.д.). Все остальные компании имеют право самостоятельно разработать и утвердить временные нормы расхода
топлива и поправочные коэффициенты на основании контрольных замеров, проведенных комиссией и зафиксированных в акте
контрольного замера расхода топлива.
Узнать подробнееИсключите сливы и недоливы топлива. Постройте прозрачную цепочку движения ГСМ от АЗС до 1СTRON:
ТопливоПрограммное обеспечение
Как рассчитать нормы расхода топлива
Существует два способа расчета. Первый – использовать нормы расхода из технической документации завода-изготовителя
автомобиля. Здесь все просто: для разных моделей транспорта установлены разные формулы расчета. Они включают базовый
норматив по расходованию ГСМ, измеряемый в литрах на 100 км, и корректировочный коэффициент от 5% до 50%, который
предприятие устанавливает самостоятельно в зависимости от условий эксплуатации, например, в зимний период, в горной
местности, на дорогах сложного плана и опасных участках. Также по отношению к собственным нормам предприятие может
применять коэффициенты Минтранса.
Второй способ - создать комиссию и провести замеры по согласованной процедуре испытаний. Для этого в пустой бак ТС
заливают определенное количество топлива и отслеживают, когда транспортное средство полностью израсходует его. Затем
по показателям спидометра определяют пробег и делят количество литров на количество пройденных километров.
Полученная цифра показывает, сколько литров требуется для 1 километра. Этот показатель фиксируют в локальном акте
(приказе или регламенте) с подписями участников комиссии.
Поскольку расход топлива зависит от условий эксплуатации, лучше произвести контрольные замеры для разных условий:
для груженого и порожнего автомобиля, для летних и зимних поездок, для простоя со включенным двигателем и т.д.
Полученные нормы оформляются в виде отдельного приказа и используются для списания ГСМ. При этом эти акты можно
менять, например, если в автопарке появились новые ТС или если возникли сомнения в показаниях.
Более упрощенный вариант второго способа – утвердить базовую норму и корректировочные коэффициенты для различных
условий эксплуатации. Для корректного расчета расхода, в том числе учитывающего повышение расхода топлива,
связанного с постепенным износом механизмов, в политике предприятия необходимо прописать, что новый контрольный
замер или изменение нормы расхода должны проводиться каждые 50 тысяч или 100 тысяч км пробега автомобиля.
Для расчета расхода топлива вместе с одним из способов замера «по старинке» можно использовать систему мониторинга
транспорта. Письмо Минфина от 16.06.2011№ 03-03-06/1/354 подтверждает, что распечатку с данными о маршруте можно
использовать вместе с путевыми листами для подтверждения расходов на топливо. Естественно, транспорт должен быть
оснащен спутниковыми терминалами и датчиками уровня топлива.
Как списывать расходование топлива ниже и выше нормы?
Если фактический расход ГСМ меньше нормативного, в расходы списывается фактический расход. Если транспорт оснащен
системой мониторинга, то к обоснованию затрат прикладывается распечатка как дополнительный документ.
Если расход ГСМ выше нормы, то порядок действий следующий:
пересмотреть нормы,
использовать поправочный коэффициент,
обосновать повышенный расход ГСМ с помощью системы мониторинга транспорта.
При использовании системы мониторинга транспорта предприятие экономит до 30% топлива. А правильное нормирование топлива поможет заранее избежать перерасхода на 15-20%. Но как вести учет и списание топлива, если нормы расхода выше, и как верно документально подтвердить расходы на приобретение топлива для исчисления налога на прибыль? Мы расскажем о том, какие способы списания существуют и как с помощью системы GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта сделать учет топлива точным, удобным и прозрачным.
Что стоит знать о списании ГСМ
Несмотря на то что в Налоговом кодексе РФ не закреплено нормирование списания ГСМ, налоговики имеют право потребовать обоснование топливных затрат. Списание топлива в расходы осуществляется согласно распоряжению Минтранса от 14.03.2008 №АМ-23-р или распоряжению от 20.09.2018 № ИА-159-р на основании оправдательных документов, самый распространенный из которых - акт о списании ГСМ.
Для документального подтверждения к такому акту прикладывают путевые листы, фиксирующие пробег автомобиля в рамках рабочей смены или служебного задания и объем израсходованного при этом топлива по нормативным или фактическим показателям. В дополнение к путевому листу можно использовать и другую информацию - данные тахографов и системы GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта.
Формула расчета следующая ГСМ следующая: Фактический расход топлива = Остаток топлива при выезде автомобиля + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля – Остаток топлива на конец дня.
Также в распоряжении Минтранса зафиксированы поправочные коэффициенты, которые применяются предприятиями для коррекции норм в разных условиях эксплуатации. Например, в городе с населением более 5 млн человек максимальный повышающий коэффициент может быть 35%, а в городе с населением от 1 до 5 млн – 25%. Также Минтранс определяет повышающий коэффициент по сроку эксплуатации и пробегу автомобиля. Если пробег ТС больше 100 тыс. км или возраст старше 5 лет – коэффициент составляет 5%; более 150 тыс. км или возраст старше 8 лет – до 10%.
Правила расчета ГСМ на предприятии устанавливаются в зависимости от сферы деятельности. Нормы, утвержденные Минтрансом, носят либо рекомендательный, либо обязательный характер. Учет расходов топлива по нормам Минтранса обязателен только для автотранспортных предприятий (грузовые, пассажирские перевозки и т.д.). Все остальные компании имеют право самостоятельно разработать и утвердить временные нормы расхода топлива и поправочные коэффициенты на основании контрольных замеров, проведенных комиссией и зафиксированных в акте контрольного замера расхода топлива.
Исключите сливы и недоливы топлива. Постройте прозрачную цепочку движения ГСМ от АЗС до 1С
TRON: Топливо
Программное обеспечение
Как рассчитать нормы расхода топлива
Существует два способа расчета. Первый – использовать нормы расхода из технической документации завода-изготовителя автомобиля. Здесь все просто: для разных моделей транспорта установлены разные формулы расчета. Они включают базовый норматив по расходованию ГСМ, измеряемый в литрах на 100 км, и корректировочный коэффициент от 5% до 50%, который предприятие устанавливает самостоятельно в зависимости от условий эксплуатации, например, в зимний период, в горной местности, на дорогах сложного плана и опасных участках. Также по отношению к собственным нормам предприятие может применять коэффициенты Минтранса.
Второй способ - создать комиссию и провести замеры по согласованной процедуре испытаний. Для этого в пустой бак ТС заливают определенное количество топлива и отслеживают, когда транспортное средство полностью израсходует его. Затем по показателям спидометра определяют пробег и делят количество литров на количество пройденных километров. Полученная цифра показывает, сколько литров требуется для 1 километра. Этот показатель фиксируют в локальном акте (приказе или регламенте) с подписями участников комиссии.
Поскольку расход топлива зависит от условий эксплуатации, лучше произвести контрольные замеры для разных условий: для груженого и порожнего автомобиля, для летних и зимних поездок, для простоя со включенным двигателем и т.д. Полученные нормы оформляются в виде отдельного приказа и используются для списания ГСМ. При этом эти акты можно менять, например, если в автопарке появились новые ТС или если возникли сомнения в показаниях.
Более упрощенный вариант второго способа – утвердить базовую норму и корректировочные коэффициенты для различных условий эксплуатации.Для корректного расчета расхода, в том числе учитывающего повышение расхода топлива, связанного с постепенным износом механизмов, в политике предприятия необходимо прописать, что новый контрольный замер или изменение нормы расхода должны проводиться каждые 50 тысяч или 100 тысяч км пробега автомобиля.
Для расчета расхода топлива вместе с одним из способов замера «по старинке» можно использовать систему мониторинга транспорта. Письмо Минфина от 16.06.2011№ 03-03-06/1/354 подтверждает, что распечатку с данными о маршруте можно использовать вместе с путевыми листами для подтверждения расходов на топливо. Естественно, транспорт должен быть оснащен спутниковыми терминалами и датчиками уровня топлива.
Как списывать расходование топлива ниже и выше нормы?
Если фактический расход ГСМ меньше нормативного, в расходы списывается фактический расход. Если транспорт оснащен системой мониторинга, то к обоснованию затрат прикладывается распечатка как дополнительный документ.
Если расход ГСМ выше нормы, то порядок действий следующий:
пересмотреть нормы,
использовать поправочный коэффициент,
обосновать повышенный расход ГСМ с помощью системы мониторинга транспорта.